個人情報の取り扱いについて

2020年7月1日
住商ビルマネージメント株式会社
〒101-0054 東京都千代田区神田錦町三丁目26番地
SC神田錦町三丁目ビル7階
代表取締役社長 古東 尚

このお知らせは、当社が保有・取得する個人情報について、個人情報保護法の規定に従い、個人情報の取得、利用、取扱い等について説明するものです。

1.個人情報保護に対する当社の姿勢
当社は、個人情報保護法の理念を尊重し、これを担保するために、「個人情報保護方針」並びに「個人情報保護基本規程」を定め実行します。また個人情報保護管理者の管理の下、適切に個人情報を取り扱います。
2.個人情報と利用目的
当社が保有又は、受託業務においてお預かりする個人情報と利用目的は、次の通りです。
個人情報の類型 利用目的
1 不動産の総合管理・運営及び仲介・各種工事の請負並びに付帯する業務全般に関する情報
  • 来訪者の管理・入退館者の管理
  • 緊急時の連絡・施設の利用管理
  • その他顧客より委託される正当な業務範囲、及び法令に基づく場合
2 健康管理室経営に関する情報
※詳細は、こちらをご覧ください。
  • 医療サービスの提供・健康診断
  • 診療費の請求
  • その他業務に必要な範囲、及び法令に基づく場合
3 当社従業者、及び、採用・応募者に
関する情報
  • 労務管理・人事管理その他業務遂行に必要な範囲、及び法令に基づく場合
  • 採用、選考管理
  • 応募者への連絡
3.個人情報の保護対策
個人情報の漏えい、滅失又はき損を防止する為に厳重なセキュリティ対策を実施いたします。また当社の役員・社員その他業務に従事する関係者に対して、個人情報保護のための教育・監督を行い、当社保有の個人情報を厳重に管理いたします。
4.個人情報の取り扱いに関する外部委託
個人情報の取り扱い業務を外部に委託するときは、必要な契約を締結し、管理・監督を行います。
5.個人情報の取り扱いに関する受託業務
個人情報の取り扱い業務を受託する場合には、お預かりした個人情報を厳重に管理し、契約の範囲内で利用いたします。
6.個人情報の第三者への提供
当社が保有する個人情報を共同利用する場合は、別途必要な措置を講じます。また本人の同意を得ずに個人情報の第三者への提供はいたしません。個人情報を第三者に提供する必要が生じた場合は、別途必要な措置を講じます。
7.共同利用
以下に定める共同利用の目的の範囲内において、お客様の個人情報を以下のとおり共同利用いたします。
①共同利用する個人データの項目
氏名、会社情報、所属、職位、住所、電話番号、FAX番号、メールアドレス等、お客様が当社に提供された情報、および不動産登記簿等の公開された情報から当社が適正に取得した情報
②共同利用する者の範囲
住友商事株式会社及び当社グループ会社
共同利用する者の一覧
③利用目的
原則、名刺情報に限定し以下を利用目的とする
・取引等に関するご連絡
・サービスのご案内、ご提供
・お問い合わせ、資料請求その他ご依頼等
・その他事前にご同意頂いた目的
④管理責任を有する者及び住所、代表者の氏名
住商ビルマネージメント株式会社
〒101-0054 東京都千代田区神田錦町三丁目26番地
SC神田錦町三丁目ビル7階
代表取締役社長 古東 尚
8.個人情報に関するお問い合わせ・苦情相談及び開示・訂正・削除等の受付先
当社が保有する個人情報は、ご本人の情報に限り開示、訂正、削除等を実施することができます。個人情報の開示、訂正、削除をご希望の際には、下記「個人情報相談窓口」までご連絡下さい。
※受託業務にてお預かりしている個人情報については、開示、訂正、削除等ができない場合がございます。
9.個人情報を提供されることの任意性について
利用目的の達成のために必要とされる個人情報が提供されていない場合、お問い合わせへの回答やご希望のサービス等を提供できかねる場合がありますのでご了承下さい。
10.個人情報保護管理者
当社の個人情報保護管理者は総務人事部長でございます。連絡先は以下個人情報相談窓口と同様でございます。
11.安全管理措置
当社は、個人情報の適切な取扱いのために、次の様な安全管理措置を適切に実施しています。
(1)基本方針の策定
個人データの適正な取扱いを確保するため、「個人情報保護方針」を策定しています。
(2)個人データの取扱いに係る規律の整備
個人データの取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について、個人データの取扱規程を策定しています。
(3)組織的安全管理措置
個人情報の取扱いに関する責任者である「個人情報保護管理者」を設置すると共に、個人情報を取扱う従業者の責任と取扱い範囲を明確化し、法や社内規程に違反している事実又は兆候を把握した場合における責任者への報告体制を整備しています。
個人情報の取扱い状況については、定期的に点検すると共に、監査を実施しています。
(4)人的安全管理措置
従業者には定期的に、個人情報の取扱いの留意事項に関する教育を実施しています。
個人情報についての秘密保持に関する事項を就業規則に記載すると共に、誓約書を締結しています。
(5)物理的安全管理措置
個人情報を取扱う区域において、従業者の入退室管理及び、持込む機器等を制限し、無権限者による個人データの閲覧を防止しています。
個人情報を取扱う機器、書類当の盗難又は紛失等を防止するために、移動中を含め、容易に個人情報が判明しない措置を講じています。
また、個人情報の廃棄・削除時には、復元不可能な手段を採用しています。
(6)技術的安全管理措置
セキュリティ機器の導入等のアクセス制御により、個人情報を取扱う機器への不正アクセスや不正ソフトウェアから保護しています。
(7)外的環境の把握
当社では現在、個人データを外国において取扱うことが無いことを確認しています。

住商ビルマネージメント株式会社個人情報相談窓口

連絡先:
東日本地区TEL:03-5282-3700
西日本地区TEL:06-6220-9360
e-mail:
privacy@sumisho-bm.co.jp

苦情解決の第三者連絡機関

当社は、一般財団法人日本情報経済社会推進協会が経済産業大臣および総務大臣により認定をうけた「認定個人情報保護団体」として行う業務の対象事業者となっております。
当社が保有する個人情報に関する苦情については、一般財団法人日本情報経済社会推進協会へもご連絡いただくことができます。

認定個人情報保護団体の名称

一般財団法人日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)

苦情解決の連絡先

プライバシーマーク推進センター認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032東京都港区六本木1-9-9六本木ファーストビル12階
TEL:03-5860-7565 0120-700-779